Daten mit ECM-System effektiv organisieren

Die Menge an Daten und Dokumenten, die täglich bearbeitet werden müssen, wächst stetig. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, diese Flut an Informationen effizient zu bewältigen. Hier setzt die leistungsstarke Enterprise Content Management (ECM) Software von Kontron an.

Mit einer ECM-Software können Unternehmen ihre Daten effektiv organisieren. Die Software sammelt, speichert, sortiert und archiviert Inhalte. Zudem löscht sie alte Dokumente nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist. So bleiben relevante Daten langfristig archiviert, während veraltete Daten verlässlich entfernt werden.

Was ist Informationsmanagement?

Informationsmanagement ist der Prozess, Daten effizient zu verwalten und verfügbar zu machen. In Unternehmen bedeutet das, Daten und Dokumente systematisch zu sammeln, zu organisieren und sicher zu archivieren.

Ohne eine strukturierte Verwaltung von Daten kann es schnell zu Chaos und ineffizienten Prozessen kommen. Die ECM-Software von Kontron bietet eine ideale Lösung, um diese Herausforderung zu bewältigen. Durch die zentrale Speicherung aller wichtigen Inhalte in einem digitalen Archivsystem werden Abläufe optimiert und die Produktivität gesteigert.

Ein Mann arbeitet am Laptop, während über der Tastatur schwebend eine Illustration von verschieden Dokumentensymbole angezeigt werden.

Aufbewahrungsfristen einhalten, leicht gemacht

Eine wichtige Funktion der ECM-Software ist es, dass Aufbewahrungsfristen für die gewünschte Speicherdauer einfacher eingehalten werden können. Bestimmte Dokumente müssen über einen vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt werden, sei es aus rechtlichen Gründen oder zur internen Nachweisbarkeit.

Die ECM-Software von Kontron hilft Unternehmen, diese Fristen einzuhalten, indem sie automatisch Erinnerungen erstellt. Eine gezielte Datenlöschung ist ebenfalls möglich, wenn Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind. Dies minimiert das Risiko, rechtliche Vorgaben zu verletzen und schützt das Unternehmen vor möglichen Strafen.

Das Bild zeigt einen Laptop, über dessen Tastatur eine Illustration von Methoden zur Abwehr von Cyberangriffen dargestellt ist, die Unternehmen helfen, ihre Daten und Systeme zu schützen.

Elektronische Archivierung für mehr Effizienz

Die elektronische Archivierung ist eine Kernfunktion der ECM-Software. Sie hilft Unternehmen, alle Inhalte auf Papier zu digitalisieren und einen digitalen Posteingang zu schaffen.

Ordner, Mappen und Papierkram gehören der Vergangenheit an, da alle Dokumente sicher im digitalen Archiv aufbewahrt werden. Zudem werden Druckkosten eingespart und weniger physischer Raum wird benötigt. Dokumente können nun jederzeit und überall abgerufen werden – sei es am Smartphone, Tablet oder PC.

Dank der intelligenten Suchfunktionen der Software können Inhalte in Sekundenschnelle gefunden und angezeigt werden. Durch die smarte Dokumentenarchivierung werden Arbeitsprozesse beschleunigt und die Effizienz im Unternehmen erheblich gesteigert.

Eine Geschäftsfrau hält ein Tablet in der Hand und überprüft Listen mit Kontrollkästchen, welche symbolhaft als Illustration dargestellt werden. Im Hintergrund sind ein Laptop und weitere Dokumente auf einem Tisch sichtbar.

Langzeitarchivierung und revisionssichere Archivierung

Viele Dokumente müssen über Jahre hinweg aufbewahrt werden, was eine sichere und zuverlässige Archivierung unerlässlich macht. Die ECM-Software von Kontron stellt sicher, dass diese Dokumente sicher und unveränderbar gespeichert werden.

Unternehmen stehen häufig vor der Herausforderung, dass Dokumente im Nachhinein verändert werden oder in unterschiedlichen Versionen kursieren. Verwirrung, Unsicherheit und zusätzlicher Aufwand sind die Folge.

Die revisionssichere Archivierung mittels ECM-Software verhindert diese Probleme, da nach der Archivierung keine Änderungen mehr vorgenommen werden können. Dies garantiert, dass wichtige Daten über lange Zeiträume hinweg unverändert und konsistent bleiben. Die archivierten Informationen sind langfristig sicher und jederzeit zuverlässig abrufbar, ohne dass die Integrität der Daten beeinträchtigt wird.

Praxis-Beispiele

01

Smarte Archivierungssysteme in einem mittelständischen Unternehmen

Ein mittelständisches Unternehmen hat Schwierigkeiten, seine Daten effizient zu verwalten. Wichtige Unterlagen sind oft schwer auffindbar, und die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen stellt eine große Herausforderung dar. Durch die Implementierung der ECM-Software von Kontron kann das Unternehmen seine Arbeitsabläufe erheblich verbessern. Alle Dokumente werden digitalisiert und zentral in einem Archivierungssystem gespeichert. Das digitale Archiv ermöglicht es den Mitarbeitern, schnell und unkompliziert auf benötigte Inhalte zuzugreifen.

Zudem werden die Aufbewahrungsfristen automatisch überwacht, was das Unternehmen vor rechtlichen Risiken schützt. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist wird die Datenlöschung durchgeführt, um den Speicherplatz optimal zu nutzen und datenschutzkonform zu handeln.

02

Industrie und revisionssichere Datenarchivierung

In der Industrie sind Unternehmen oftmals verpflichtet, technische Unterlagen und Zertifikate über viele Jahre hinweg sicher aufzubewahren. Unsere ECM-Software sichert, dass archivierte Daten während der gesamten Aufbewahrungszeit vollständig, unverändert und nachvollziehbar bleiben.

Das ist besonders wichtig, wenn es um Nachweise und Prüfungen geht. Im Falle eines Rückrufs oder einer rechtlichen Problematik müssen diese Unterlagen greifbar sein.

03

Langzeitarchivierung in der Finanzbranche

In der Finanzbranche müssen viele Unterlagen über Jahre hinweg sicher archiviert werden. Dazu gehören Verträge und Jahresabschlüsse. Unsere ECM-Software bietet die perfekte Lösung für die Langzeitarchivierung. 

Sie speichern alle wichtigen Dokumente sicher und systematisch.

Die automatische Überwachung sorgt dafür, dass Dokumente nicht zu früh gelöscht werden, bevor die gesetzlichen Fristen abgelaufen sind.

Person am Laptop erledigt Dokumentenverwaltung.
Person am Laptop erledigt Dokumentenverwaltung.
Person am Laptop erledigt Dokumentenverwaltung.

Fazit: Informationen smart managen – Kontron bringt System in die Datenflut

Kontron bietet eine leistungsstarke ECM-Software an, die Unternehmen nachhaltig hilft, Daten effizient zu verwalten. Durch zentrale Erfassung und sichere Archivierung werden Arbeitsprozesse verbessert, rechtliche Anforderungen erfüllt und das Risiko von Datenverlust minimiert. 

Das ECM-System optimiert das Informationsmanagement. Es spart Platz und Druckkosten. Außerdem ermöglicht es den Zugriff auf wichtige Dokumente, jederzeit und überall.

Testen Sie unsere ECM-Software, um sicherzustellen, dass Ihre Inhalte gut organisiert, sicher aufbewahrt und leicht zugänglich sind. Entdecken Sie die Vorteile unserer Lösung und verbessern Sie Ihr Informationsmanagement nachhaltig.

FAQ

  • Die ECM-Software von Kontron ermöglicht es Unternehmen, Inhalte zentral zu sammeln, zu organisieren und sicher zu archivieren. Dadurch wird die Verwaltung von Daten und Dokumenten erheblich vereinfacht.

  • Revisionssichere Archivierung bedeutet, dass Dokumente vollständig und geschützt vor Änderungen, Verlust oder Fälschung gespeichert werden. Sie müssen nachvollziehbar und prüfbar sein und den Aufbewahrungsfristen entsprechen.

  • Aufbewahrungspflichten beziehen sich auf gesetzliche Anforderungen, die vorschreiben, wie lange bestimmte Dokumente aufbewahrt werden müssen. Die ECM-Software von Kontron speichert Dokumente automatisch und überwacht die Einhaltung von Fristen für Unternehmen. So wird sichergestellt, dass alle relevanten Unterlagen rechtzeitig archiviert und nicht versehentlich gelöscht werden.

  • Die Software erinnert automatisch daran, wenn ein Dokument gelöscht oder in die Langzeitarchivierung überführt werden muss. So wird sichergestellt, dass keine Fristen versäumt werden. Auch eine gezielte Datenlöschung kann bei Bedarf durchgeführt werden.

  • Dokumente werden digital erfasst, sicher gespeichert und können jederzeit über eine Suchfunktion abgerufen werden. Das spart Zeit und erleichtert den Zugriff auf Inhalte. Zudem werden bestehende Archivierungssysteme optimal unterstützt, sodass die Dokumentenarchivierung noch effizienter gestaltet wird.