Mehr Zeit dank digitaler Rechnungsverarbeitung

Gestalten Sie Ihre digitale Rechnungsbearbeitung effizient und fehlerfrei – ohne den Zusatz einer kostspieligen E-Invoicing Software. Das leistungsstarke ECM-System (Enterprise Content Management) von Kontron hat E-Invoicing in Form eines digitalen Posteingangs integriert.

Es bietet zahlreiche Vorteile, die weit über die reine Digitalisierung von Rechnungen hinausgehen. In diesem Text erklären wir, wie man das ECM-System von Kontron als E-Invoicing Software nutzen kann. Wir zeigen anhand praxisnaher Beispiele, wie Unternehmen damit ihre gesamten Rechnungsprozesse optimieren können.

E-Invoicing Definition

E-Invoicing bezeichnet die elektronische Erfassung, Verarbeitung und Freigabe von Rechnungen. Es ist ein digitaler Prozess, der Unternehmen dabei unterstützt, Rechnungen effizienter und sicherer zu verarbeiten.

Beim E-Invoicing werden Rechnungen digital erstellt und gespeichert, anstatt sie manuell auf Papier zu bearbeiten. Rechnungen werden automatisch ausgelesen und zur weiteren Verarbeitung weitergegeben.

Nachdem alle eingehenden Rechnungen elektronisch erfasst wurden, können diese einfach freigegeben und im Anschluss archiviert werden. Dadurch wird der gesamte Posteingang digitalisiert. Dieser Prozess reduziert Fehler und verkürzt die Zeit der Bearbeitung erheblich.

Die im ECM-System integrierte E-Invoicing Software automatisiert so den gesamten Rechnungsworkflow. Alle Daten stehen jederzeit und transparent für die Buchhaltung und andere Abteilungen zur Verfügung.

Die Rolle der ECM-Software von Kontron in der modernen Buchhaltung

Die ECM-Software von Kontron ist nicht nur ein Werkzeug zur Verwaltung von Dokumenten. Sie bietet eine umfassende Lösung, die auch alle Funktionen einer eigenständigen E-Invoicing Software abdeckt. Die E-Invoicing Software ist eine essentielle Funktion des ECM-Systems. Sie trägt dazu bei, den Workflow für Rechnungen zu optimieren und die Effizienz in der Buchhaltung zu steigern.

Durch die Verbindung der ECM-Software mit ihrer Buchhalter-Software können Firmen ihre Buchhaltung digitalisieren und automatisieren. Das beinhaltet die Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen, die digitale Archivierung sowie die Analyse der Daten.

E-Invoicing mittels ECM von Kontron

Wichtigste Funktionen

Die integrierte E-Invoicing Software des ECM-Systems von Kontron ist ein wichtiges Tool für die digitale Rechnungsverarbeitung. Sie bietet eine umfassende Lösung, die den gesamten Rechnungsprozess optimiert und automatisiert. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen:

01

Digitaler Posteingang und Briefkasten

Der digitale Briefkasten ist das Herzstück der E-Invoicing Lösung von Kontron. Hier werden alle eingehenden Rechnungen gesammelt und digital erfasst. Unternehmen, die ihren Posteingang digitalisieren, sparen Zeit, da sie keine Papierdokumente mehr manuell bearbeiten müssen. Stattdessen werden alle Rechnungen direkt in den digitalen Posteingang geleitet. Sie stehen sofort für die weitere Verarbeitung zur Verfügung.

02

Automatische Erfassung (Rechnungsscan)

Nach dem Rechnungsscan wird eine Rechnung automatisch mittels OCR-Scan ausgelesen. Alle relevanten Daten wie Betrag, Rechnungsnummer, Lieferant und Datum können extrahiert werden (die sogenannten Metadaten). Durch diese elektronische Erfassung kann eine Rechnung einem Projekt zugeordnet und einer zuständigen Person weitergeleitet werden.

Diese Funktion spart Zeit und reduziert das Risiko von Erfassungsfehlern, die bei manueller Dateneingabe häufig auftreten. Das ist besonders von Vorteil für Unternehmen, die täglich eine große Anzahl an Rechnungen bearbeiten müssen.

03

Digitale Rechnungsfreigabe

Nachdem eine elektronische Rechnung erfasst wurde, muss sie zur Zahlung freigegeben werden. Dieser Prozess ist in vielen Unternehmen komplex und zeitaufwendig, da mehrere Abteilungen involviert sein können. Häufig werden Freigaben umständlich über E-Mails abgewickelt oder sogar persönlich weitergegeben, was viel Zeit kostet.

Die im ECM-System integrierte E-Invoicing Software von Kontron vereinfacht diesen Prozess durch die digitale Rechnungsfreigabe. Hierbei wird der Freigabeprozess automatisiert, sodass Rechnungen schneller und effizienter freigegeben werden können. Zudem wird der gesamte Freigabeprozess dokumentiert, was für eine erhöhte Transparenz und Nachvollziehbarkeit sorgt.

04

Anbindung an die Buchhalter-Software

Die ECM-Software lässt sich nahtlos mit der bestehenden Buchhalter-Software verbinden. Dies ist ein entscheidender Vorteil, da die Rechnungsdaten automatisch in das Buchhaltungssystem übernommen werden können. So müssen Buchhalter die Daten nicht mehr manuell eingeben, wodurch die Fehlerquote sinkt und der Arbeitsaufwand reduziert wird. Die Anbindung erlaubt eine zentrale Verwaltung aller Rechnungsdaten, was die Finanzkontrolle einfacher macht.

05

Workflow für Rechnungen optimieren

Ein gut strukturierter Workflow für Rechnungen ist entscheidend für die Effizienz eines Unternehmens. Mit unserer eingebundenen E-Invoicing Software können Unternehmen den gesamten Workflow für Rechnungen optimieren. 

Die ECM-Software unterstützt und automatisiert jeden Schritt, von der Post bis zur digitalen Rechnungsfreigabe. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis und minimiert das Risiko von Fehlern oder Verzögerungen.

Darstellung Brief wird zu digitalen Daten. Dies symbolisiert den digitalen Posteingang und E-Invoicing.
Darstellung Brief wird zu digitalen Daten. Dies symbolisiert den digitalen Posteingang und E-Invoicing.
Darstellung Brief wird zu digitalen Daten. Dies symbolisiert den digitalen Posteingang und E-Invoicing.
Darstellung Brief wird zu digitalen Daten. Dies symbolisiert den digitalen Posteingang und E-Invoicing.
Darstellung Brief wird zu digitalen Daten. Dies symbolisiert den digitalen Posteingang und E-Invoicing.

Praxisbeispiele: E-Invoicing in Aktion

Die ECM-Software von Kontron bietet mit ihrer E-Invoicing Software viele Vorteile. Um diese zu verstehen, betrachten wir einige praxisnahe Beispiele. 

Wir zeigen, wie Firmen diese Lösung nutzen können: 

1. Steigerung der Effizienz in der Buchhaltung eines mittelständischen Unternehmens

Ein mittelständisches Unternehmen bekommt täglich viele Rechnungen von Lieferanten und muss diese schnell und ohne Fehler bearbeiten. Nach dem Rechnungsscan werden alle Rechnungen, mit der über das ECM-System eingebundenen, E-Invoicing Software digital verarbeitet.

Alle relevanten Daten werden erfasst und automatisch an Ihre Buchhalter Software übergeben. Dank der digitalen Rechnungsfreigabe können Rechnungen schneller genehmigt und Zahlungen fristgerecht ausgeführt werden. 

Dies führt zu einer erheblichen Entlastung der Buchhaltung und reduziert die Bearbeitungszeit für jede Rechnung drastisch.

2. Digitale Rechnungsfreigabe in einem großen Konzern

In großen Unternehmen mit vielen Standorten ist die Genehmigung von Rechnungen kompliziert. Dies betrifft mehrere Abteilungen. Mit der ECM-Software von Kontron kann dieser Prozess mittels E-Invoicing zentralisiert und automatisiert werden.

Alle eingehenden Rechnungen werden digital erfasst und in den entsprechenden Workflow für Rechnungen eingeordnet. Die digitale Rechnungsfreigabe ermöglicht es Abteilungen, schnell und effizient Freigaben zu erteilen, ohne Papierdokumente weiterzuleiten oder auszutauschen. Dies beschleunigt den gesamten Prozess und sorgt für eine bessere Übersicht und Kontrolle.

3. Optimierung der Rechnungsverarbeitung in einer internationalen Organisation

Eine internationale Organisation erhält Rechnungen von verschiedenen Ländern in unterschiedlichen Währungen. Die Lösung für Einheitlichkeit ist die Digitalisierung des Posteingangs. Alle Rechnungen werden zentral verarbeitet. Das ist unabhängig davon, woher sie kommen oder welche Währung sie haben.

Fazit: ECM-System als Schlüssel für innovatives E-Invoicing

E-Invoicing ist mehr als nur ein Trend – es ist ein entscheidender Schritt in Richtung digitale Transformation. Unsere ECM-Software bietet eine leistungsstarke E-Invoicing Funktion, mit der Sie die Buchhaltung digitalisieren und vereinfachen können.

Die digitale Rechnungsverarbeitung verringert Fehler, vereinfacht den Finanzprozess und macht diesen transparenter. Die im ECM-System integrierte E-Invoicing Software kann an die bestehende Buchhalter-Software angebunden werden. So wird der Rechnungsworkflow erheblich optimiert.

FAQ

  • E-Invoicing ist die elektronische Erfassung und Verarbeitung von Rechnungen. Es reduziert Fehler und beschleunigt den Bearbeitungs- und Freigabeprozess.

  • Das ECM-System automatisiert die Erfassung und Freigabe von Rechnungen und verbindet diese mit der bestehenden Buchhalter-Software.

  • Ja, die ECM-Software optimiert jeden Schritt des Rechnungsprozesses, von der Erfassung bis zur Freigabe.

  • Ja, die Anbindung ist nahtlos möglich und bietet eine zentrale Verwaltung und Auswertung aller Rechnungsdaten.