ECM-Software: Ihr Schlüssel zu effizientem Dokumentenmanagement

Kontron bietet eine Enterprise Content Management Software (ECM), die ein leistungsstarkes Dokumentenmanagementsystem (DMS) integriert. Eine Software zur Dokumentenverwaltung organisiert und speichert Dokumente in digitaler Form. Während eine ECM-Software diese Funktionen erweitert.

Das ECM-System automatisiert Geschäftsprozesse und bietet eine langfristige, sichere Dokumentenaufbewahrung. Es integriert sich nahtlos mit anderen Systemen. So profitieren Sie zusätzlich zur Dokumentenverwaltung von weiteren hilfreichen Vorteilen.

Was kann ein DMS?

Vereinfacht gesagt, ist ein DMS eine Dokumentenablage-Software. Diese sorgt für ein übersichtliches und strukturiertes Dokumentenmanagement.

Mit DMS-Lösungen können Sie jederzeit und überall auf Daten zugreifen und rasch wichtige Dokumente finden. 

Ganz gleich, ob Sie PC, Tablet oder Smartphone verwenden – der Zugriff ist unabhängig vom Gerät möglich. So behalten Sie auch unterwegs immer die Kontrolle über Ihre Daten.

Person am Laptop erledigt Dokumentenverwaltung.

Effektive Teamarbeit mit DMS

Mühelos gemeinsam an Dokumenten arbeiten

Mit einer Software zur Dokumentenverwaltung können Teams mühelos an einem Dokument arbeiten. Ideen und Feedback lassen sich in Echtzeit austauschen. Die Zusammenarbeit über Abteilungen und Standorte hinweg wird dadurch erheblich verbessert.

Der gemeinsame Zugriff auf dieselben Dateien minimiert Fehler und verhindert Dopplungen von Dokumenten. Alle Änderungen an Dokumenten werden nachvollziehbar protokolliert, was die Transparenz erhöht. Ältere Versionen können wiederhergestellt und eingesehen werden.

Papierloses Büro leicht gemacht

Mit OCR-Scanner Dokumente digitalisieren

Dank der integrierten OCR-Software erschaffen Sie sich ein papierloses Büro. Scans werden zu elektronischen Dokumenten und können bequem verwaltet werden.

Die PDF OCR-Funktion ermöglicht es Ihnen, gescannte Dokumente einfach zu durchsuchen. Durch die Verschlagwortung von Dokumenten finden Sie benötigte Dateien schnell und effizient. So haben Sie jederzeit elektronisch Zugriff auf wichtige Dateien, auch wenn sie ursprünglich auf Papier vorlagen.

Wesentliche Funktionen der Dokumentenverwaltung

01

Verwalten und Speichern von E-Mails, Dokumenten, Texten und Bildern

Mit Dokumentenmanagementsystemen (DMS) können Sie sämtliche Dokumente zentral verwalten. Egal ob E-Mails, Textdokumente, Bilder oder andere Dateien – alles wird an einem Ort gespeichert. Diese zentrale Dokumentenaufbewahrung erleichtert den Zugriff auf Dokumente und das Organisieren Ihrer Daten erheblich. Sie müssen nicht mehr verschiedene Systeme durchsuchen, um bestimmte Dokumente zu finden, sondern haben alles zentral verfügbar.

02

Protokoll-Funktion mit Dokumenten-Historie:

Ein DMS zeichnet alle Änderungen an einem Dokument auf. Jede Bearbeitung wird protokolliert, sodass jederzeit nachvollziehbar ist, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Dies erhöht die Transparenz und erleichtert die Zusammenarbeit, da alle Beteiligten den aktuellen Stand eines Dokuments einsehen können. Auch ältere Versionen können leicht abgerufen werden, was besonders bei mehrmaligen Überarbeitungen von Vorteil ist.

03

Leistungsstarke Suchfunktion

Dank der Volltextsuche können Sie alle Dokumente schnell und einfach nach bestimmten Begriffen oder Schlagwörtern durchsuchen. Dies spart Zeit und erleichtert das Auffinden von Informationen. Die Suchfunktion durchforstet nicht nur Dateinamen, sondern auch den Inhalt der Dokumente.

04

OCR-Software

Die OCR-Software (Optical Character Recognition) erkennt automatisch Texte in gescannten Bild- oder PDF-Dateien. Die Texte werden aus Bildern extrahiert und in digitale Dokumente umgewandelt. Dies ermöglicht die Suche und Bearbeitung von gescannten Dokumenten. Besonders nützlich ist dies für Unternehmen, die viele Papier-Dokumente digitalisieren möchten.

05

Textvorlagen und Text-Bausteine:

Ein DMS bietet die Möglichkeit, Textvorlagen und Text-Bausteine zu erstellen. Dies erleichtert die schnelle und einfache Erstellung von Dokumenten. Sie können häufig verwendete Textelemente speichern und bei Bedarf schnell in neue Dokumente einfügen. So wird sichergestellt, dass alle Dokumente eine einheitliche Struktur und Formatierung aufweisen.

Wichtige Funktionen DMS Verwalten und Speichern von E-Mails, Dokumenten, Texten und Bildern
Wichtige Funktionen DMS Verwalten und Speichern von E-Mails, Dokumenten, Texten und Bildern
Wichtige Funktionen DMS Verwalten und Speichern von E-Mails, Dokumenten, Texten und Bildern
Wichtige Funktionen DMS Verwalten und Speichern von E-Mails, Dokumenten, Texten und Bildern
Wichtige Funktionen DMS Verwalten und Speichern von E-Mails, Dokumenten, Texten und Bildern

Fazit: ECM: die bessere Software zur Dokumentenverwaltung

Erleben Sie, wie Kontron mit seiner durchdachten ECM-Lösung ein Plus an Funktionen mitbringt. Unsere Enterprise Content Management Software bietet weit mehr als nur eine DMS-Lösung. Sie integriert umfassende Funktionen zur Organisation aller Informationen in Ihrem Unternehmen.

ECM von Kontron bietet Ihnen zusätzliche Vorteile:

  • Informationsmanagement: Neben der Aufbewahrung von Dokumenten kümmert sich unsere ECM-Software um die gesamte Archivierung aller Inhalte.
  • Prozesse einfacher gestalten: Erleichtern Sie Geschäftsprozesse durch smarte Workflows, indem Sie Routine-Tätigkeiten automatisieren.
  • Nahtlose System-Integration: Unsere Lösung integriert sich nahtlos mit anderen Systemen, wodurch Informationen kontinuierlich und fehlerfrei fließen.

Mit unserer ECM-Software können Sie ein papierloses Büro erreichen. Verbessern Sie die Zusammenarbeit und optimieren Sie die Arbeitsweise. Die leistungsstarken Suchfunktionen ermöglichen es Ihnen, benötigte Dokumente schnell und unkompliziert zu finden.

Ein transparenter Änderungsverlauf erleichtert die Teamarbeit und macht sie nachvollziehbar. Entdecken Sie die Vorteile einer modernen ECM-DMS Software und gestalten Sie Ihr Büro papierlos und effizient.

FAQ

  • Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, die Dokumente digital erfasst, speichert und verwaltet. Es hilft, Dokumente effizient zu organisieren und leicht wiederzufinden.

  • Ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) konzentriert sich hauptsächlich auf die digitale Verwaltung verschiedener Informationen in einem Unternehmen. Dazu gehören Dokumente, E-Mails, Bilder und andere Inhalte.

  • Ein DMS ermöglicht die Speicherung, Verwaltung und Organisation von Dokumenten. Es bietet Funktionen wie die Verschlagwortung von Dokumenten, Suchfunktionen, Versionierung und Zugriffskontrollen.

  • ECM bietet alle Funktionen eines DMS und mehr. Es automatisiert Prozesse, verwaltet Arbeitsabläufe und verbindet sich mit anderen Systemen. So werden alle Inhalte umfassend verwaltet und archiviert.

  • Ja, ECM-Systeme können auch Dokumente digitalisieren und verwalten. Sie nutzen OCR-Technologie, um gescannte Dokumente durchsuchbar zu machen.

  • Die PDF OCR-Technologie erkennt automatisch Texte in gescannten PDF-Dateien. Dies erleichtert die Suche und Bearbeitung der Dokumente und das Auffinden von Informationen. So können Sie gescannte Dokumente durchsuchen, als wären es digitale Textdateien.

  • Ja, ältere Papier-Dokumente können mit Hilfe eines OCR-Scanners digitalisiert und in das DMS integriert werden. Die OCR-Technologie wandelt den gescannten Text in durchsuchbare digitale Formate um. Dokumente können dadurch genauso einfach durchsucht und verwaltet werden wie neuere, digitale Dokumente.

  • ECM-Systeme können etwas teurer sein als ein DMS. Sie bieten jedoch umfassendere Funktionen wie Prozess-Automatisierung, Verschlüsselung und Zugriffskontrollen und archivieren Dokumente unter Berücksichtigung von Fristen. Diese Investition kann langfristig durch gesteigerte Effizienz und reduzierte Fehlerquellen Kosten sparen.

  • Ja, der Umstieg von einem DMS auf ein ECM-System ist möglich. Viele ECM-Systeme bieten Tools zur Übertragung bestehender Dokumente aus einem DMS. Der Wechsel kann zusätzliche Funktionen und eine umfassendere Lösung für die Verwaltung aller Inhalte bieten.