Prozesse automatisieren mit ECM Workflow Management

Nutzen Sie unsere ECM-Software, um digitale Workflows zu erstellen und Ihre Abläufe einfacher und effektiver zu gestalten. Hier erfahren Sie, was ein Dokumentenmanagement-Workflow ist und welche Vorteile es Ihrem Unternehmen bringt!

Der Dokumentenmanagement-Workflow beschreibt, wie Daten in einem Unternehmen durch verschiedene definierte Phasen gehen. Sie durchlaufen im Arbeitsprozess viele Schritte: Erstellung, Überarbeitung, Korrektur, Freigabe und schließlich Archivierung. Eine Prozessmanagement-Software hilft dabei, diese definierten Abläufe zu automatisieren.

Prozess-Workflow: So automatisieren Sie Ihre Arbeitsschritte

Mit dem richtigen Workflow-Management und den passenden Prozessmanagement-Tools werden alle Schritte automatisiert und reibungslos durchgeführt. Sie ersparen sich viele Aufgaben, die sonst manuell erledigt werden müssten. Sie benötigen weniger Zeit und reduzieren Fehler.

Beispiel: Buchhaltung – Rechnungen prüfen

In der Buchhaltung ist ein effizienter Dokumentenmanagement-Workflow entscheidend. Ihr Unternehmen erhält täglich zahlreiche Rechnungen. Mit einer Prozessmanagement-Software, wie einem ECM-System von Kontron, können Sie von diesem Workflow profitieren:

  • Gescannte und digitale Rechnungen werden automatisch in das System übernommen.
  • Die Software nutzt den Workflow Rechnungsprüfung, um die Rechnungsdaten auf Richtigkeit und Vollständigkeit zu prüfen.
  • Der Software-Freigabeprozess wird angestoßen, indem Rechnungen direkt an die zuständigen Mitarbeiter geleitet werden. Zusätzlich wird automatisch erkannt, ob sich diese Rechnung bereits im System befindet (automatische Prüfung von Duplikaten).
  • Nach der Genehmigung wird von selbst dank der möglichen Integration mit Ihrem Buchhaltungsprogramm die Zahlung veranlasst. Rechnungen werden danach elektronisch archiviert.

Dieser digitale Workflow reduziert die Bearbeitungszeit und das Risiko von Fehlern erheblich.

Digitaler Workflow: Sorgen Sie für effizienteres Arbeiten

Mit einem digitalen Workflow arbeiten Sie schneller und effizienter. Statt Papier-Dokumente zu scannen oder in Ordnern aufzubewahren, nutzen Sie digitale Dokumente. Diese sind einfach und schnell zu bearbeiten und können in den Prozess eingegliedert werden. Das reduziert nicht nur den Papierverbrauch, sondern beschleunigt die weiteren Schritte.

Beispiel: Produktion – Material beschaffen

In der Produktion müssen Material-Bestellungen oft schnell und präzise bearbeitet werden. Ein digitaler Workflow kann die Beschaffung von Material beschleunigen:

  • Anforderungen zur Bestellung werden elektronisch und automatisch an die zuständige Abteilung weitergeleitet.
  • Angebote von Lieferanten werden digital erfasst und können in der ECM Software effizienter bearbeitet werden.
  • Bestätigungen von Bestellungen werden mittels SoftwareFreigabeprozess eingeholt.
  • Mittels Software Freigabe wird der Wareneingang digital dokumentiert und mit der Bestellung abgeglichen.

Dieser Workflow sorgt dafür, dass keine Schritte übersehen werden und Material-Bedarf rechtzeitig gedeckt wird.

Grafische Darstellung von Elementen, die digitale Kommunikation und den Software-Freigabeprozess symbolisieren.

Dokumenten-Workflow: Besser organisiert durch den Arbeitsalltag

Ein durchdachter Dokumenten-Workflow ist sinnvoll für jedes Unternehmen. Er automatisiert die Reise wichtige Dokumente (wie Pläne, Verträge, Anleitungen). Ziel ist es, dass alle Schritte dieser Dokumente – von der Erstellung bis zur Archivierung automatisiert ablaufen. Das macht den Prozess schnell, fehlerfrei und organisiert.

Beispiel: HR-Bereich – Bewerbungen verwalten

Im Personalwesen kann ein digitaler Arbeitsablauf die Bewerbungen besser organisieren:

  • Bewerbungen werden digital abgelegt und automatisch im System erfasst.
  • Mit der Software können die Unterlagen der Bewerber schneller analysiert werden.
  • Termine für Interviews werden digital koordiniert und die Einladungen werden automatisch versendet. Der Management-Workflow sorgt dafür, dass alle Beteiligten informiert werden.
  • Nicht geeignete Bewerbungen erhalten nach Ihrer Prüfung eine automatisierte Absage.
  • Alle Unterlagen werden digital gespeichert und sind für eine zukünftige Suche leicht zugänglich.
  • Hinterlegte Fristen für die Aufbewahrung veranlassen die automatische Löschung der Bewerberdaten.
  • Der Status der Bewerbung ist jederzeit für alle zugänglich und transparent nachvollziehbar.

Dieser digitale Workflow reduziert den Aufwand, beschleunigt den Einstellungsprozess und verbessert die Übersicht über den Bewerbungsstatus.

Digitale Signaturen im Dokumentenmanagement-Workflow

Die Funktion für das digitale Signatur PDF ist ein wichtiger Teil einer guten Prozessmanagement-Software. Sie ermöglichen es, Dokumente sicher und schnell digital zu unterschreiben. Dies beschleunigt den Freigabeprozess und erhöht die Sicherheit Ihrer Dokumente.

Beispiel: Buchhaltung – digitale Signatur

In der Buchhaltung kann eine digitale Signatur für Verträge und Vereinbarungen sehr hilfreich sein.

  • Verträge können schnell und unkompliziert elektronisch unterzeichnet werden.
  • Der Software-Freigabeprozess spart Zeit, da Papier-Dokumente nicht mehr hin und her geschickt werden müssen.
  • Die Archivierung von unterschriebenen Dokumenten erfolgt automatisiert und reduziert den Verwaltungsaufwand.

Das spart Zeit und reduziert die Menge an Papier-Dokumenten erheblich.

Die Person zeichnet ihre digitale Signatur direkt auf dem Bildschirm.

Fazit: Profitieren Sie mit einer ECM-Software von smarten Dokumenten-Workflows

Die ECM-Software von Kontron bietet Ihnen eine leistungsstarke Lösung, um digitale Workflows effizient zu gestalten. Durch das Automatisieren von Prozessen wie Scannen, Prüfen, Genehmigen und Archivieren von Dokumenten können Abläufe verbessert werden.

Kontron ermöglicht es Ihnen, Ihren Dokumenten-Workflow zu optimieren, Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren. Dank der Integration von digitalen Signaturen und eines gut organisierten Management Workflows wird Ihr Arbeitsalltag noch effektiver.

FAQ

  • Ein Dokumenten-Workflow ist eine automatisierte Abfolge von Schritten, die ein Dokument in einem Unternehmen durchläuft. Er hilft, Prozesse effizienter zu gestalten, Fehler zu reduzieren und die Bearbeitungszeit zu verkürzen.

  • Ein Dokumenten-Workflow in der Buchhaltung automatisiert Prozesse wie das Scannen, Prüfen und Genehmigen von Rechnungen. Dadurch werden Bearbeitungszeiten verkürzt, Papierverbrauch reduziert und Fehler minimiert. Dies steigert die Effizienz in der Buchhaltung. Es ist jederzeit nachvollziehbar, in welcher Stufe der Freigabe sich die Rechnung gerade befindet.

  • Ein digitaler Workflow ermöglicht eine automatische Prüfung der Rechnungsdaten auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Er vereinfacht den Freigabeprozess durch digitale Signaturen und sorgt für eine schnelle und fehlerfreie Bearbeitung.

  • Digitale Signaturen können in einem Dokumenten-Workflow verwendet werden, um Dokumente schnell und sicher elektronisch zu unterzeichnen. Sie beschleunigen die Freigabe und erleichtern die automatische Archivierung von unterschriebenen Dokumenten.

  • Eine Software für Prozessmanagement im Dokumenten-Workflow automatisiert die Erstellung von Dokumenten. Sie überwacht den Status, leitet sie zur Prüfung und Genehmigung weiter und archiviert sie elektronisch.

  • Durch einen Management-Workflow werden alle Schritte eines Dokuments klar definiert und automatisiert. Dadurch wird die Transparenz erhöht und das Risiko von Fehlern und Verzögerungen reduziert.