Verträge digitalisieren und zentral organisieren

Die Übersicht über eine Vielzahl an Verträgen - Arbeitsverträge, Mietverträge, Lieferantenverträge, Dienstleistungsverträge, Wartungsverträge, Serviceverträge, Verträge mit Finanzdienstleistern, Versicherungsverträge, Vertriebsverträge, Kundenverträge, Fuhrparkverträge, Energieverträge, Telekommunikationsverträge (Internet, Telefon), Kooperationsverträge, u. v. m. - und deren Details wie z. B. anstehende Fristen (Vereinbarungen, Kündigungen, Verlängerungen, …) zu behalten, ist unumgänglich. Ebenso wie die Erfüllung von gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO) und Compliance-Vorgaben.

Eine ECM-Software (Enterprise Content Management Software) bietet eine zentrale und transparente Organisation Ihres Vertragsmanagements.

Durch ein digitales Vertragsmanagement behalten Sie nicht nur den Überblick, sondern erhöhen auch die Effizienz bei Erstellungs- und Verwaltungsprozessen von Verträgen.

Warum ist ein digitales Vertragsmanagement für Unternehmen sinnvoll?

Verträge werden zentral und digital erfasst, strukturiert abgelegt und effizient verwaltet. Schnelle Zugriffsmöglichkeiten auf Ihre Vertragsdaten und -dokumente erleichtern die Überwachung von Vertragsverpflichtungen und Fristen. Sie erhalten eine klare Übersicht über sämtliche Verträge und können den Vertragslebenszyklus von Anfang bis Ende genau verfolgen. Dies ermöglicht eine bessere Entscheidungsfindung und Planung.

Manuelle und papierbasierte Prozesse werden digitalisiert, strukturiert gespeichert und teilweise durch automatisierte Abläufe ersetzt - Erstellung, Überprüfung, Unterzeichnung, Speicherung, Verfolgung und Verwaltung. 

Wichtige Funktionen und Vorteile im Überblick

Standort- und abteilungsübergreifend mit Verträgen arbeiten und Prozesse über Workflows beschleunigen: Die ECM-Softwarelösung sorgt für eine einheitliche digitale Ablage und bietet weitreichende Möglichkeiten für effiziente digitale Vertragserstellungs- und Vertragsverwaltungsprozesse.

01

Zusammenarbeit im Team

Ein digitales Vertragsmanagement fördert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und mit externen Partnern. Verträge können bei Bedarf mit am Vertragsprozess beteiligten Personen geteilt, gemeinsam und in Echtzeit bearbeitet, sowie über Berechtigungsvergaben vor unbefugtem Zugriff geschützt werden.

02

Freigabeprozesse & digitale Signaturen

Eine Digitalisierung sorgt für einfachere und transparente Genehmigungsprozesse. Dies beschleunigt die gesamte Vertragsverarbeitung von der Erstellung über die Freigabe bis zur Unterzeichnung. Auch die Einbindung digitaler Signaturen ist möglich.

03

Mobiler Zugriff

Durch einen mobilen Zugriff auf Ihre Verträge und Dokumente behalten Sie den Überblick und können Informationen jederzeit sowie unterwegs abrufen.

04

Effiziente Suchfunktion

Eine effiziente Suchfunktion (Volltextsuche oder KI-gestützte Dokumentenlesung) ermöglicht ein schnelles Auffinden von vertragsbezogenen Informationen und Dokumenten.

05

Zeit- und Kostenersparnis

Automatisierte Prozesse und Workflows führen zu schnelleren Vertragsabschlüssen, verkürzten Bearbeitungszeiten und geringeren Verwaltungskosten. 

Ihr Nutzen eines digitalen Vertragsmanagements

Eine Geschäftsfrau hält ein Tablet in der Hand und überprüft Listen mit Kontrollkästchen, welche symbolhaft als Illustration dargestellt werden. Im Hintergrund sind ein Laptop und weitere Dokumente auf einem Tisch sichtbar.

Automatisierte Fristenverwaltung

Anstehende Vertragsfristen, Verlängerungen oder Kündigungen werden automatisiert überwacht und Erinnerungen gesendet. 

Dies minimiert das Risiko von Vertragsverletzungen und erleichtert die Einhaltung von gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen, wodurch rechtliche Konflikte verhindert werden.

Ein Mann arbeitet am Laptop, während über der Tastatur schwebend eine Illustration von verschieden Dokumentensymbole angezeigt werden.

Revisionssicherheit und zentrale Ablage

Eine zentrale, strukturierte und revisionssichere Ablage aller Vertragsdokumente und Kommunikation sorgt für transparente Prozesse. Änderungen können somit jederzeit nachvollzogen und zugeordnet werden. 

Eine einheitliche und zentrale Vertragsverwaltung mit effizienter Suchfunktion ermöglicht zudem ein schnelles Auffinden von Vertragsdokumenten und relevanten Informationen.

Datensicherheit und Zugriffsrechte

Zugriffsrechte auf Vertragsdokumente können über Berechtigungsvergaben und Zugriffskontrollen individuell oder abteilungsweise festgelegt werden. 

Auch temporäre und zeitlich begrenzte Berechtigungsvergaben sind möglich. Eine Datenverschlüsselung bei sensiblen Dokumenten bietet zusätzlichen Schutz vor unbefugten Zugriffen. Zudem sind Dokumente über den gesamten Vertragslebenszyklus vor Verlust und Zerstörung geschützt.

FAQ

  • Die ECM-Lösung ermöglicht eine flexible Anbindung an bestehende Systeme (ERP, SAP, CRM, Branchensoftware). Dies vermeidet Mehrfachablagen und stellt sicher, dass Zugriffsberechtigten immer die aktuellste Dokumentenversion zur Verfügung steht.

  • Im Wesentlichen zielt das digitale Vertragsmanagement darauf ab, manuelle und papierbasierte Prozesse rund um Verträge zu digitalisieren und teilweise durch automatisierte Abläufe zu ersetzen (Erstellung, Überprüfung, Unterzeichnung, Speicherung, Verfolgung und Verwaltung).

    Zusätzlich leisten Unternehmen einen wesentlichen Beitrag für Umwelt und Nachhaltigkeit, indem sie den Verbrauch von Papier oder Toner reduzieren - Kostenfaktoren, die ebenso Einsparungen ermöglichen.

  • Ein digitales Vertragsmanagementsystem bietet zahlreiche Funktionen, die Unternehmen dabei unterstützen, gesetzliche Bestimmungen und Compliance-Vorgaben effizient zu erfüllen.

    Die wichtigsten Punkte im Überblick:

    • Verschlüsselung und sichere Aufbewahrung sensibler Vertragsdokumente
    • Compliance-Vertragsvorlagen zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen
    • Revisionssichere Aufbewahrung von Verträgen
    • Compliance-Reporting des aktuellen Vertragsstatus
    • Erleichterte Erstellung und Verwaltung von Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDA)
    • Automatisierung von Compliance-Workflows
    • Nachverfolgung von Änderungen
    • Automatisierte Überwachung von Fristen und Terminen für die Erfüllung von Vertragsverpflichtungen
    • Zugriffskontrollen und Berechtigungsvergaben