Digitales HR- und Personalmanagement

Eine ECM-Softwarelösung bietet eine sichere und übersichtliche Verwaltung von Personalunterlagen. 

Unabhängig von der Art des Dokuments ermöglicht eine digitale Personalakte - in einem Enterprise Content Management System (ECM) - die geordnete Speicherung und Organisation aller HR-bezogenen Dokumente. Dies führt zu einer erheblichen Vereinfachung des Dokumentenmanagements von Mitarbeiterunterlagen, beschleunigt HR-Prozesse und erleichtert die Einhaltung von rechtlichen Vorgaben und Compliance-Vorschriften.

Was ist eine digitale Personalakte?

Die digitale Personalakte ist die elektronische Version der traditionellen, papierbasierten Personalakte. Sie enthält alle relevanten Informationen über einen Mitarbeiter, darunter Verträge, Gehaltsabrechnungen, Urlaubsanträge, Compliance-Dokumente, Schriftverkehr, Weiterbildungsnachweise, Schulungsunterlagen und vieles mehr. Diese Informationen werden in einer zentralen, digitalen Plattform revisionssicher abgelegt und können jederzeit und von überall durch Zugriffsberechtigte abgerufen werden. Sensible Daten werden gemäß den gesetzlichen Vorgaben und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sicher und rechtskonform archiviert. Zudem können Prozesse mit automatisierten Workflows versehen werden.

Ihr Nutzen einer digitalen Personalakte

Datensicherheit und Datenschutz

Durch individuelle Rechtevergaben haben ausschließlich befugte Personen Zugriff auf die digitalen Personaldokumente. Integrierte Sicherheitsfunktionen, wie z. B. Verschlüsselungen und regelmäßige Datensicherungen sorgen dafür, dass sensible Informationen geschützt, Dokumente rechtssicher aufbewahrt und Datenschutz-Vorgaben (DSGVO) eingehalten werden. Die Verwendung digitaler Akten minimiert außerdem das Risiko von Aktenverlust, reduziert lange Suchprozesse und verhindert jegliche Form von Manipulation.

Ein Mann arbeitet am Laptop, während über der Tastatur schwebend eine Illustration von verschieden Dokumentensymbole angezeigt werden.

Zentrale Ablage mit Systemanbindung

Alle mitarbeiterbezogenen Informationen werden zentral an einem Ort gespeichert und effektiv verwaltet. 

Die Anbindung der digitalen Personalakte an eine bestehende HR-Software ermöglicht zudem eine gemeinsame Nutzung von Mitarbeiterstammdaten und Dokumenten innerhalb und außerhalb der vorhandenen HR-Lösung (z. B. SAP HCM). Die Datenpflege reduziert sich dadurch erheblich.

Workflows und Fristenmanagement

Die Digitalisierung der Vorgangsbearbeitung führt zu einer verbesserten Effizienz und Transparenz bei HR-Prozessen, wie z. B. Urlaubsanträge und Bewerbermanagement.

Des Weiteren ermöglicht eine Workflow-gestützte Automatisierung die reibungslose Abwicklung personalbezogener Prozesse u. a. Fristen- und Aufgabenmanagement mit automatisierten Erinnerungs- und Wiedervorlagefunktionen.

Vorteile im Überblick

  • Standortübergreifender Zugriff: Orts- und geräteunabhängig.
  • Personalablagen zusammenführen ohne Medienbrüche: Stammdaten können im Regelfall aus vorhandenen HR-, oder anderen Drittsystemen übernommen und automatisch synchronisiert werden.
  • Zentrale Ablage: Alle personenbezogenen Dokumente und Informationen strukturiert und übersichtlich an einem zentralen Ort speichern.
  • Datenschutz: Berechtigungsgesteuert auf personalbezogene Informationen und Dokumente zugreifen. Sensible Daten werden gemäß den gesetzlichen Vorgaben und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sicher und rechtskonform archiviert.
  • Digitale Workflows: HR-Prozesse und Bewerbermanagement werden über digitale Workflows automatisiert und beschleunigt.
  • Erinnerungsfunktionen: Effizientes Fristen- & Aufgabenmanagement.
  • Temporäre oder unbefristete Zugriffsrechte: Grundsätzlich hat jeder Arbeitnehmer das Recht auf Einsicht der eigenen Personalakte. Diesem Recht kann in lesender Form temporär oder unbefristet nachgekommen werden.
  • Reduzierte Verwaltungskosten durch effiziente und transparente HR-Prozesse.