Effiziente Benutzer- und Zugriffsverwaltung

In der digitalen Geschäftswelt ist die sichere Verwaltung von Daten essenziell. Die von Kontron angebotene ECM-Software bietet umfassende Lösungen zur Datensicherheit. Durch eine gezielte Vergabe von Benutzerrechten bzw. Administratorrechten ermöglicht sie eine rollenbasierte Zugriffs- und Benutzerverwaltung. So können alle Daten vor unbefugtem Zugriff geschützt werden. 

Darüber hinaus können Unternehmen ihre Daten schützen, indem sie regelmäßig Backups erstellen. Bei einem ECM-System geht dies über eine einfache Sicherungskopie von Daten hinaus. Es wird nämlich die gesamte zugehörige Datenbank automatisch und verschlüsselt gesichert. So sind alle Daten auch im Falle eines Hackerangriffes sicher und können wiederhergestellt werden. Zudem hilft das ECM-System, ähnlich einer Datensicherheit-Software, Datenschutzrichtlinien und Compliance-Anforderungen einzuhalten.

Dokumente sicher aufbewahren mittels Backups

Backups sind ein essenzieller Bestandteil der Datensicherheit und werden in regelmäßigen Intervallen, wie beispielsweise täglich, erstellt. Diese Sicherungen umfassen die gesamte Datenbank und sind vollständig verschlüsselt, und geben so auch Hackern keine Chance. 

Bei Datenverlust, zum Beispiel durch Cyberangriffe, helfen Backups, verlorene Daten schnell und zuverlässig wiederherzustellen. So wird sichergestellt, dass wichtige Informationen gänzlich verfügbar bleiben und der Betrieb ohne größere Unterbrechungen fortgesetzt werden kann.

Datenzugriff nur für Berechtigte

Eine ECM-Software speichert Dokumente sicher in zentraler und strukturierter Form. Alle Daten sind dabei durch eine rollenbasierte Zugriffskontrolle geschützt. Das ECM-System arbeitet daher wie eine Benutzerverwaltung-Software. Damit lässt sich steuern, welche Personen auf bestimmte Dokumente zugreifen können. Für sämtliche Projekte und Dokumente lassen sich mittels ECM-System gezielt Benutzerrechte ändern. 

Praxis-Beispiel
Ein Unternehmen speichert Verträge in der ECM-Software. Nur die Geschäftsführung und bestimmte Mitarbeiter können auf diese Dokumente zugreifen. So können Sie vertrauliche Daten schützen.

Benutzerverwaltung leicht gemacht

Die Benutzerverwaltung ist ein zentrales Element der Datensicherheit. Die ECM-Software von Kontron bietet umfangreiche Funktionen zur Verwaltung von Benutzergruppen. 

Administratoren können Benutzerrechte ändern oder weitere Administratorrechte vergeben oder entziehen, um den Zugriff auf Daten zu steuern. Unternehmen können so genau festlegen, wer auf welche Informationen zugreifen darf, und dabei unterschiedliche Rollen und Zugriffsrechte definieren. So können Benutzer beispielsweise nur Leserechte für bestimmte Dokumente erhalten, während andere Benutzer Daten bearbeiten dürfen. So wird sichergestellt, dass sensible Informationen nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können. Dies trägt zu einer Erhöhung der Datensicherheit im Unternehmen bei. 

Praxis-Beispiel
In einem großen Unternehmen kann die Buchhaltung nur auf finanzielle Dokumente zugreifen und diese bearbeiten. Die HR-Abteilung hat hingegen nur Zugriff auf die Daten der Mitarbeiter. Sie kann die Profile der Mitarbeiter ändern oder anlegen.

Der IT-Administrator hat volle Zugriffsrechte, wodurch er neue Benutzer anlegen, die Administratorrechte ändern und Zugriffsrollen verwalten kann. So wird sichergestellt, dass die richtigen Personen im Unternehmen die entsprechenden Berechtigungen haben.

Person präsentiert ein Dokument mit Personen-Icons rundum, das die sichere Aufbewahrung von Dokumenten und Administratorrechte thematisiert.

Compliance und Datenschutz

Die ECM-Software hilft Unternehmen, gesetzliche Anforderungen und Vorschriften zu erfüllen. Sie unterstützt die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) durch:

  • Klassifizierung von Daten: Die ECM-Software kann automatisch Daten analysieren und ihnen eine Kategorie zuweisen. Dies hilft, sensible Informationen zu erkennen und entsprechend zu schützen, wie z. B. personenbezogene Daten, Finanzdaten und Verträge.
     
  • Protokollierung und Überwachung: Alle Zugriffe und Änderungen an Dokumenten werden protokolliert. Diese Protokolle sind nützlich für Compliance-Berichte oder Prüfungen und tragen zur Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei.
  • Richtlinien für Datenschutz: Die Software ermöglicht es, einheitliche Regeln für Datenschutz festzulegen und diese konsequent einzuhalten.
     
  • Löschfristen und Archivierung: Mit ECM-Systemen können Dokumente sicher archiviert und Löschfristen zuverlässig eingehalten werden. Dies ist entscheidend für die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen und für die langfristige Integrität der Daten.

Praxis-Beispiel
Ein Unternehmen führt regelmäßige Prüfungen durch und erstellt Berichte, um die Einhaltung der DSGVO nachzuweisen. Die ECM-Software von Kontron unterstützt bei der Protokollierung und Berichterstellung, indem sie detaillierte Zugriffsdaten und Protokolle bereitstellt. So kann das Unternehmen sicherstellen, dass alle Datenschutz- und Compliance-Anforderungen lückenlos erfüllt und nachvollziehbar dokumentiert werden.

Fazit: ECM-Software sichert Daten zuverlässig durch präzise Zugriffskontrolle und regelmäßige Backups

Die ECM-Software von Kontron bietet umfassende Lösungen zur Datensicherheit und Verwaltung sensibler Informationen. 

Zum einen schützt eine überlegte Benutzerverwaltung sensible Daten. Denn durch präzise Zugriffskontrolle mittels gezielter Vergabe von Benutzerrechten (z. B. Administratorrechten) wird verhindert, dass Unbefugte auf die Daten zugreifen können. Durch eine solche Verwaltung von rollenbasierten Benutzergruppen können Unternehmen sicherstellen, dass jede Benutzergruppe nur die erforderlichen Zugriffsrechte erhält. 

Dies ermöglicht eine fein abgestimmte Kontrolle über die Zugriffsberechtigungen und minimiert das Risiko von Datenmissbrauch. Das unterstützt wiederum die Einhaltung von Datenschutz-Vorschriften.

Zum anderen sorgen regelmäßige verschlüsselte Backups der gesamten Datenbank für eine umfassende Sicherung der gesamten Dokumente und Daten. Dadurch minimieren Unternehmen mit der ECM-Software von Kontron das Risiko von Daten-Diebstahl durch Hacker. Auch im Falle von Katastrophen, die das Firmengebäude oder den Server zerstören, sind die Daten so geschützt. 

FAQ

  • Eine ECM (Enterprise Content Management) Software verwaltet und schützt Informationen. Sie bietet Funktionen zur Datensicherheit, wie eine sichere Aufbewahrung und Zugriffsverwaltung, sowie verschlüsselte Backups des gesamten ECM-Systems.

  • Dokumente werden in cloud-basierten oder lokalen Umgebungen sicher gespeichert (Backups). Zusätzlich sind sensible Daten durch Zugriffssteuerung und Benutzerverwaltung geschützt.

  • Durch umfangreiche Funktionen zur Benutzerverwaltung (z. B. Zugriffssteuerung) können Unternehmen genau steuern, wer auf welche Informationen zugreifen darf.

  • Die Software hilft bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften wie der DSGVO durch History-Protokollierung oder Zugriffssteuerung.

  • Neben der rollenbasierten Benutzerverwaltung bietet die Software regelmäßige Updates und Backups.

  • Sie bietet umfassende Funktionen zur Datensicherheit, ist benutzerfreundlich und unterstützt die Einhaltung von Datenschutz-Richtlinien.

  • Die ECM-Software von Kontron ermöglicht die Erstellung und Verwaltung von rollenbasierten Benutzergruppen. Diese Funktion erleichtert es, verschiedenen Benutzergruppen spezifische Zugriffsrechte zuzuweisen. Jede Rolle kann individuell angepasst werden, um unterschiedliche Zugriffsebenen auf Daten zu gewährleisten.