Perfekte digitale Zusammenarbeit

Es ist kein Zufall, dass "Dokumente gemeinsam bearbeiten online" oft bei Google gesucht wird. Unternehmen wissen, dass eine Collaboration-Software Sinn macht. Werkzeuge für kollaboratives Arbeiten (Tools) können die Zusammenarbeit in Teams erheblich verbessern.

Die ECM-Software von Kontron wird gerne als Collaboration-Tool genutzt. Sie unterstützt das kollaborative Arbeiten, da sich Dokumente gemeinsam bearbeiten lassen. Kontron bietet eine ECM-Lösung, die sowohl im Büro als auch remote funktioniert. Zusätzlich stehen Ihnen viele weitere nützliche Funktionen zur Verfügung (mehr dazu).

Was spricht für ein Collaboration-Tool?

Ein Vorteil der ECM-Software von Kontron ist das integrierte Collaboration-Tool. Mehrere Benutzer können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, wodurch die Produktivität und Effizienz gesteigert werden. Kein Warten mehr auf die neueste Version eines Dokuments – alles geschieht in Echtzeit.

Dokumente gemeinsam bearbeiten

Das Collaboration-Tool der ECM-Software von Kontron ermöglicht Benutzern, dass diese eine Datei gemeinsam bearbeiten können. Sie können Kommentare hinzufügen, Änderungen vorschlagen und in Echtzeit sehen, was andere Teammitglieder bearbeiten. 

Diese Funktion fördert einen transparenten und effizienten Dialog innerhalb des Teams. Sie stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

 

Versionierung Dokumente

Ein weiteres wichtiges Merkmal ist die Versionierung von Dokumenten. Jede Änderung wird protokolliert, sodass frühere Versionen bei Bedarf wiederhergestellt werden können.

Dies ist besonders nützlich, wenn mehrere Personen an einem Dokument arbeiten. Dadurch lassen sich Änderungen nachverfolgen und man kann mit nur wenigen Klicks zu einer früheren Version zurückkehren. Die Dokumenten-Versionierung gewährleistet, dass keine Arbeit verloren geht und alle Änderungen nachvollziehbar bleiben.

Kollaboratives Arbeiten leicht gemacht

Es gibt zahlreiche Cloud-basierte Online-Tools (wie Google Docs, Microsoft Teams, Slack und Asana). Diese werden für Teamarbeit, das Koordinieren von Aufgaben und Dokumenten-Sharing verwendet. Diese Tools unterstützen oft die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und erleichtern den Austausch im Team.

Jedoch bieten nur wenige von ihnen die umfassenden Funktionen, die für eine vollständige Dokumentenverwaltung erforderlich sind. 

Es fehlen ihnen häufig fortgeschrittene Features wie:

  • Versionierung: Die Möglichkeit, Änderungen an Dokumenten einzusehen und frühere Versionen wieder bei Bedarf herzustellen.
  • Zugriffskontrolle: Die Steuerung, wer welche Dokumente einsehen oder bearbeiten kann.
  • Workflow: Funktionen wie das automatische Einholen von Freigaben oder Weiterleitung von Dokumenten an die zuständigen Personen.

Kontron ECM-Software ist nicht nur ein Tool zur Dokumentenverwaltung, sondern auch ein leistungsstarkes Werkzeug für kollaboratives Arbeiten. Sie kombiniert all diese Funktionen in einer Lösung. Neben Co-Authoring werden Arbeitsabläufe verbessert, der Austausch erleichtert und die Effizienz durch definierte Prozesse gesteigert.

Person nutzt den Laptop für kollaboratives Arbeiten, während soziale Icons die Zusammenarbeit symbolisieren.

Anwendung in der Praxis

01

Projektabwicklung

Teams können Projektpläne und -dokumente gemeinsam erstellen und bearbeiten. Alle Beteiligten haben stets Zugriff auf die aktuellsten Inhalte und können Änderungen in Echtzeit verfolgen.

02

Marketing-Kampagnen

Marketing-Teams können Kampagnen und Konzepte gemeinsam entwickeln. Jeder kann seinen Input direkt ins Dokument einbringen, und dank der Versionierung bleiben alle Änderungen nachvollziehbar.

03

Produkt-Entwicklung

Entwicklungs- und Designteams können technische Anforderungen und Design-Dokumente gemeinsam bearbeiten. Die Fähigkeit, Dateien in Echtzeit zu teilen und zu bearbeiten, verbessert die Zusammenarbeit und beschleunigt den Entwicklungsprozess.

04

Vertrieb

Vertriebsteams können Verkaufsstrategien und Kunden-Präsentationen gemeinsam erstellen und anpassen. Dokumente werden zentral gespeichert und sind jederzeit für das gesamte Team zugänglich, auch unterwegs.

05

HR-Management

Die Personal-Abteilung kann Dokumente von Mitarbeitern gemeinsam bearbeiten. Dies erleichtert die Verwaltung von Mitarbeiter-Daten und verbessert die Effizienz.

06

Kundenservice

Kundendienst-Mitarbeiter können Antworten auf Kundenanfragen gemeinsam entwickeln. Dadurch wird der Kundenservice verbessert und Reaktionszeiten verkürzt.

Verbesserte Teamarbeit durch Collaboration-Software

Es ist nicht erforderlich, eine separate und kostspielige Collaboration-Software zu erwerben. Stattdessen ist es sinnvoll, in ein umfassendes ECM-System zu investieren.

Neben dem Collaboration-Tool erleichtert ein ECM-System die Dokumentenverwaltung, organisiert Arbeitsabläufe, kontrolliert Zugriffsrechte und speichert Dokumente langfristig.

Dokumenten-Sharing leicht gemacht

Dokumenten-Sharing ist ein weiterer wichtiger Aspekt der ECM-Software von Kontron. Mit dieser Funktion können Teams Dokumente schnell und einfach teilen. Jeder im Team hat Zugang zu den benötigten Dateien. Das erleichtert das Dokumenten-Sharing und die Zusammenarbeit ungemein.

Maximierung der Produktivität

Der Vorteil, dass mehrere Personen eine Datei gemeinsam bearbeiten können, maximiert die Produktivität. Teams können effizient zusammenarbeiten, ohne ständig Dokumente per E-Mail austauschen zu müssen. Sie müssen nicht mehr nach der neuesten Version suchen, da alles zentral verfügbar ist.

Werkzeuge für kollaboratives Arbeiten (Tools) verbessern die Effizienz und die Zusammenarbeit in Teams erheblich, indem sie:

  • E-Mail-Verkehr reduzieren. Die direkte Bearbeitung von Dokumenten vermeidet zahlreiche E-Mail-Anhänge und -Antworten.
  • Fehler durch Arbeiten an falschen Dokumenten minimieren. Echtzeit-Zugriff auf die aktuelle Version sorgt dafür, dass alle am gleichen Dokument arbeiten.
  • Langes Suchen nach dem neuesten Dokument ersparen. Zentrale Speicherung und Versionierung garantieren, dass immer die aktuellste Version verfügbar ist.
  • Schnelle Einholung von Feedback ermöglichen. Kommentar-Funktionen und Änderungsverfolgung beschleunigen den Feedback-Prozess und verbessern die Zusammenarbeit.

Fazit: Dank ECM-Software effizienter Dokumente gemeinsam bearbeiten

Die ECM-Software von Kontron mit ihrem integrierten Collaboration-Tool verändert die Art und Weise, wie Teams zusammenarbeiten. Durch die Möglichkeit, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten, können Teams effizienter und produktiver arbeiten. Egal, ob im Büro oder remote – Kontron bietet die Lösung für eine nahtlose und flexible Zusammenarbeit.

FAQ

  • Ein Collaboration-Tool ist eine Software, die es ermöglicht, dass Teams in Echtzeit Dokumente gemeinsam bearbeiten können. Es fördert den Austausch und die Koordination von Aufgaben.

  • Die Versionierung von Dokumenten ermöglicht es, alle Änderungen an einem Dokument zu verfolgen. Frühere Versionen können bei Bedarf wiederhergestellt werden, was besonders nützlich ist, wenn mehrere Personen an einem Dokument arbeiten.

  • Ja, mit der ECM-Software von Kontron können Sie Dokumente online gemeinsam bearbeiten. Mehrere Benutzer können gleichzeitig an einem Dokument arbeiten und Änderungen in Echtzeit sehen. Frühere Versionen können bei Bedarf wiederhergestellt werden.

  • Dokumenten-Sharing ermöglicht es, Dateien schnell und einfach mit Teammitgliedern zu teilen. Jeder hat Zugriff auf die benötigten Dokumente. Durch Dokumenten-Sharing wird die Zusammenarbeit erleichtert und sicherstellt, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

  • Ja, die ECM-Software von Kontron ist ideal für Remote-Arbeit. Sie ermöglicht kollaboratives Arbeiten von verschiedenen Standorten aus.

  • Die ECM-Software von Kontron bietet Vorteile für viele Abteilungen, einschließlich Personal, Marketing, Vertrieb, Entwicklung und Kundenservice. Jede Abteilung kann von der verbesserten Zusammenarbeit und Effizienz profitieren.