Es gibt zahlreiche Cloud-basierte Online-Tools (wie Google Docs, Microsoft Teams, Slack und Asana). Diese werden für Teamarbeit, das Koordinieren von Aufgaben und Dokumenten-Sharing verwendet. Diese Tools unterstützen oft die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten und erleichtern den Austausch im Team.
Jedoch bieten nur wenige von ihnen die umfassenden Funktionen, die für eine vollständige Dokumentenverwaltung erforderlich sind.
Es fehlen ihnen häufig fortgeschrittene Features wie:
- Versionierung: Die Möglichkeit, Änderungen an Dokumenten einzusehen und frühere Versionen wieder bei Bedarf herzustellen.
- Zugriffskontrolle: Die Steuerung, wer welche Dokumente einsehen oder bearbeiten kann.
- Workflow: Funktionen wie das automatische Einholen von Freigaben oder Weiterleitung von Dokumenten an die zuständigen Personen.
Kontron ECM-Software ist nicht nur ein Tool zur Dokumentenverwaltung, sondern auch ein leistungsstarkes Werkzeug für kollaboratives Arbeiten. Sie kombiniert all diese Funktionen in einer Lösung. Neben Co-Authoring werden Arbeitsabläufe verbessert, der Austausch erleichtert und die Effizienz durch definierte Prozesse gesteigert.