Enterprise Content Management: Dokumente & Prozesse optimal managen
ECM-Definition
Enterprise Content Management (ECM) ist ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Transformation. ECM-Systeme digitalisieren und automatisieren den Fluss von Dokumenten und Informationen in Unternehmen.
Mit einer ECM-Software können Sie Dokumente verwalten, strukturieren, digitalisieren, bearbeiten und archivieren, sowie digitale Signaturen erstellen.
01
Optimierte Dokumentenverwaltung
Vereinfachen Sie die Verwaltung Ihrer Dokumente und beschleunigen Sie den Zugriff darauf.
02
Nahtlose Zusammenarbeit und Kommunikation
Fördern Sie die Zusammenarbeit zwischen Teams durch einfache Freigabe und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten.
03
Prozesse einfacher gestalten
Steigern Sie Ihre Effizienz mit digitalen Workflows für wiederkehrende Aufgaben. So können Sie automatisiert Briefe erstellen, Termine buchen und Erinnerungen ausgeben.
04
Informationen schützen
Schützen Sie sensible Informationen mit genauer Zugriffssteuerung, Verschlüsselung und Backups.
05
Einhaltung gesetzlicher Anforderungen
Automatisieren Sie die Einhaltung von Fristen zur Daten-Aufbewahrung und -Löschung (Rechnungen, Lebenslauf und Bewerbungen).
06
Kostenersparnis
Senken Sie Kosten durch die Reduktion von Papierverbrauch und Druckkosten.
07
Datenintegration
Übergeben Sie automatisiert Daten an andere Systeme (z. B. ERP- oder Warenwirtschaftssysteme).
Die Grundfunktionen von ECM-Tools
Prozesse einfacher gestalten
Beispiel für einen Workflow
Schon gewusst?
- Jedes Dokument existiert im Schnitt in 17 verschiedenen Versionen
- 92 % würden sich wünschen, die aktuellste Version des Dokumentes zu kennen
- 92 % gestalten ihre Zusammenarbeit an Dokumenten über E-Mail
- 6 Dokumente teilen wir täglich im Schnitt mit Kollegen
- 43 % können nicht über das Handy auf Dokumente zugreifen
- 82 % sagen, sie würden von automatisierter Benennung oder Beschlagwortung profitieren
- 40 % an Kosten können durch ECM-DMS-Software gespart werden
Smarte ECM-Software für viele Bereiche im Unternehmen
IT- und ERP-Management
Verwalten Sie mit der Enterprise Content Management Software Ihre Informationen zentral ohne Datensilos. Nahtlose Integration mit ERP-Systemen und Microsoft 365.
Vernetzen Sie Ihre bestehenden Softwaresysteme zentral mit einem ECM-System. Somit haben Sie alle Informationen an einer Stelle verfügbar. Egal ob am Client, im Browser oder in der App – Sie haben von überall Zugriff auf Ihre benötigten Informationen.
Buchhaltung und Finanzwesen
Starten Sie mit einem digitalen Posteingang für die automatische Verarbeitung von Rechnungen. Beschleunigen Sie die Freigabe von Zahlungen und archivieren Sie Rechnungen richtig.
Beträge, Rechnungsnummern sowie Daten von Kunden- und Lieferanten werden ausgelesen. Dadurch lassen sich Zahlungen, Rechnungen und andere finanzielle Transaktionen leicht nachverfolgen und finden.
HR- und Personal-Management
Mit dem digitalen Personalakt haben Sie eine zentrale Plattform für alle HR-Daten. Verwalten Sie bequem alle Personal-Stammdaten und profitieren Sie von einer einfachen Suche.
Legen Sie Arbeitsverträge und Zeugnisse strukturiert ab. Sie müssen sich keine Sorgen mehr über den Verlust von Dokumenten machen. Automatisieren Sie Aufgaben wie On- und Off-Boarding, Urlaubsanträge, Arbeitszeiten, Fehlzeiten erfassen und vieles mehr.
Produktion und Projektmanagement
Zentralisieren Sie alle Dokumente an einem Ort (z. B. Pläne, Verträge, Anleitungen, Berichte). Workflows vereinfachen Freigabe-Prozesse (z. B. für Änderungen an Plänen). Dies beschleunigt die Produktion und minimiert Fehler.
Behalten Sie den Projekt-Status immer im Blick. Greifen Sie mobil auf den Auftragsstatus zu. Durch lückenlose Aufzeichnung von Prozessen erhalten Sie Warnungen bei Verzögerungen.
Kontron als ECM-Anbieter
Als führender österreichischer IT-Dienstleister ist Kontron Ihr kompetenter Partner rund um ECM-DMS-Software. Kontron steht Ihnen bei der schnellen und reibungslosen Einführung eines ECM-Tools zur Seite.
Mit unserer "best enterprise content management software" meistern wir gemeinsam den digitalen Wandel und vereinfachen Ihr Business.
Unser Angebot:
- Analyse und Definition der Bedürfnisse: Gründliche Analyse Ihrer Geschäftsprozesse und Anforderungen für ECM-DMS-Software.
- Konzeption der Lösung: Basierend auf Ihren Anforderungen erfolgt die Installation On-premises, in der Cloud oder hybrid.
- Bereitstellung, Integration, Schulung: Nahtlose Integration des ECM-Systems in Ihre IT-Infrastruktur. Umfassende Schulungen für effiziente Nutzung.
- Überwachung, Optimierung, Wartung: Kontron bietet laufende Überwachung, Optimierung und Wartungsdienste an. Dadurch bleibt das ECM-System leistungsstark und sicher.
- Lifecycle Management: Kontron begleitet Ihr Unternehmen ab der Inbetriebnahme und sorgt für die stetige Weiterentwicklung und Aktualisierung.
Kontron setzt auf erstklassige ECM-Lösungen von M-Files
M-Files ist ein führendes Unternehmen im Bereich Informationsmanagement auf globaler Ebene. In dem Gartner-Bericht zu ECM-Plattformen von Mai 2024 erhielt M-Files die Auszeichnung als "Strong Performer".
Gratis Live-Demo des Enterprise Content Management Systems "M-Files"
Entdecken Sie das Potenzial, das für Ihr Unternehmen im ECM-System M-Files steckt:
M-Files: The Smarter Way to Work with Automation AI
Mit der ECM-Software M-Files kann Ihr Team wesentlich effizienter arbeiten. M-Files nutzt eine innovative Technologie und eine integrierte Workflow-Engine, um Informationschaos zu beseitigen, Prozesse zu verbessern und die Sicherheit zu erhöhen. Die Plattform automatisiert Arbeitsabläufe und bietet zahlreiche Funktionen für die Dokumentenerstellung und -verwaltung.
Fazit: Mehr Effizienz, weniger Kosten dank ECM-Software von Kontron
Kontron bietet eine moderne ECM-Software für Unternehmen an. ECM unterstützt Sie bei der digitalen Verwaltung von Dokumenten, automatisiert Arbeitsabläufe und fördert die Teamarbeit. Dank ECM haben Sie jederzeit und überall Zugriff auf Ihre Informationen. Die Software integriert sich nahtlos mit anderen Anwendungen und gewährleistet die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Von der Planung bis zur Schulung und Wartung begleitet Kontron Unternehmen durch den Prozess der digitalen Umstellung. Dadurch steigern Sie die Effizienz und senken langfristig Kosten.
FAQ
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Mit einem ECM-System (Enterprise Content Management) verwalten, strukturieren, speichern und archivieren Sie Dokumente und Inhalte einfach. Es zielt darauf ab, mit Workflows Geschäftsprozesse zu optimieren und die Zusammenarbeit zu verbessern. Bei der reibungslosen Einführung von ECM-Software ist Kontron Ihr verlässlicher Partner. Der führende IT-Dienstleister steht für "best enterprise content management software".
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ECM-Systeme finden breite Anwendung in Unternehmen. Sie verbessern die Arbeitsabläufe in verschiedenen Bereichen z. B. HR, Buchhaltung, IT und der Produktion.
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- Dokumentenverwaltung (DMS)
- Dokumenten-Workflow
- Collaboration-Tool
- Datensicherheit
- Informationsmanagement
- E-Invoicing
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Ein ECM-System fördert die Teamarbeit durch gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten (Co-Authoring). Es gibt nur eine gültige Version und Änderungen werden protokolliert. ECM-Tools erleichtern die zentrale Bereitstellung und Veröffentlichung von Dokumenten. Sie automatisieren Arbeitsabläufe und berücksichtigen Fristen zur Aufbewahrung.
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ECM-Systeme bieten verschiedene Funktionen wie Benutzer- und Rollenverwaltung, Zugriffskontrollen, Verschlüsselung von Daten und regelmäßige Backups. Diese Maßnahmen schützen sensible Daten vor unbefugtem Zugriff und Datenverlust.
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Ein DMS konzentriert sich hauptsächlich auf die Verwaltung und Speicherung von Dokumenten (digitales Archiv). Es ist ein Bestandteil eines ECM-Systems. Dieses bietet zusätzlich smarte Funktionen, um Informationen zu managen, Prozesse zu automatisieren und die Zusammenarbeit zu vereinfachen.
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Ja, die meisten ECM-Systeme bieten Schnittstellen mit anderen Anwendungen wie ERP-, CRM- und E-Mail-Systemen. Dies ermöglicht eine nahtlose Übertragung der Daten und optimierte Geschäftsprozesse.
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Es ist wichtig, einen erfahrenen Partner wie Kontron an der Seite zu haben. Der IT-Dienstleister Kontron hilft Ihnen bei der Anpassung und Einbindung von ECM-Software. Wir schulen Ihre Mitarbeiter und optimieren das System langfristig.
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
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Ihr direkter Ansprechpartner:
Ich informiere Sie gerne zu unserer ECM-Software für Ihr Unternehmen.
Christian Steindl
Account Manager